Esteve

“One efficient team” - Como optimizar un equipo de RRHH para que sea más eficiente y productivo

Año: 2022

Industría: Farmacéutica

Tamaño: 644M€ cifra de negocios

Gracias al esfuerzo de todos los colaboradores y la confianza de clientes y pacientes, ESTEVE se ha convertido en una compañía líder en el ámbito de la salud en España, con una clara vocación internacional que apuesta por la investigación y las alianzas estratégicas como palancas de crecimiento.

Resumen de la experiencia

10

miembros del equipo participaron al programa

+15

dinámicas y actividades experienciales en los talleres

+10

horas de sesiones y actividades pre & post

+30

ideas se compartieron para definir las reglas de oro del equipo

+7

herramientas se trabajaron para establecer el plan de acción de cada uno

+80

fotos fueron tomadas durante los talleres

10

miembros del equipo participaron al programa

+30

ideas se compartieron para definir las reglas de oro del equipo

+15

dinámicas y actividades experienciales en los talleres

+7

herramientas se trabajaron para establecer el plan de acción de cada uno

+10

horas de sesiones y actividades pre & post

+80

fotos fueron tomadas durante los talleres

1. Definimos el reto

El departamento de Global Rewards & HR Operations se enfrentaba a muchos cambios e incorporación de nuevos perfiles en el equipo.

Los miembros del equipo aún no estaban acostumbrados a trabajar juntos, además de tener muchos proyectos diferentes encima de la mesa.

Se respiraba una sensación compartida por todos de estar sobrecargados y abrumados por todos los retos y peticiones que se presentan en paralelo, así como una dificultad para asentar la responsabilidad y autonomía de cada uno.

La Directora del departamento quiso desarrollar un programa cuyo foco era la búsqueda de una mayor eficacia y productividad a nivel personal y de equipo.

Este programa persiguió los siguientes objetivos:

• Generar más conexiones en el equipo, conocerse mejor y construir una base sólida de confianza para fomentar un equipo de alto rendimiento.

• Entender cómo el equipo podría ser más eficaz mejorando la comunicación directa y optimizar su gestión del tiempo.

• Trabajar la autorreflexión para conectar con tu perfil personal y tus atributos en términos de eficacia. Una reflexión profunda para implantar nuevos hábitos de eficacia personal alineados con las necesidades del equipo.

• Aprender y poner en práctica herramientas y buenas prácticas de gestión de la productividad. Cómo calmar el caos mediante la gestión intencionada del tiempo: cómo empleas tu tiempo, energía y atención en todas las partes de tu vida.

2. Co-creamos

El programa se diseñó y se personalizó a 100% para cubrir los objetivos de Esteve.

Contempló varias actividades y dinámicas presenciales:

Dinámicas de equipo (superpoderes, mi manual operativo, etc.)
Actividades orientadas al “personal accountability” (circulo de influencia, etc.)
Brainstorming para determinar las reglas de oro del equipo para comunicarse mejor
Trabajo de reflexión entre sesiones para calibrar el reloj interno de cada uno
Juegos y actividades que generan toma de consciencia (el minuto, la jarra del tiempo, etc.)
Tips y buenas prácticas para diseñar su plan de eficiencia personal y de equipo
Reunión de seguimiento a posteriori
Espacio para compartir aprendizajes y compromisos

3. La experiencia

Los participantes valoraron la posibilidad de compartir como equipo, de conocerse mejor y determinar así como ser más eficientes.

Fue importante también trabajar herramientas muy concretas que llevaron a planes de acción fáciles de implementar y que puedan tener un gran impacto en tu trabajo.

Genera una sensación de empoderamiento y de volver a tomar el control de tu agenda, de tu día a día y de tu vida.

Compartimos varios aprendizajes tal y como los formularon los participantes:

Preguntar, retar, pedir el contexto: ¿Qué se necesita? ¿Cuándo? ¿Para qué? Para evitar el “pedir por pedir”
Olvidarse del Multitasking para no restar concentración y poder compartimentar mejor el uso del tiempo
Decir que no (push back) y ser asertiv@ cuando no es posible, para no generar expectativas
Concepto de la jarra del tiempo y las rocas: lo importante y lo urgente
Calibrar mi reloj interno y determinar en qué momento del día soy más productiv@
Evitar copiar a todos en los mails, preguntándose ¿Para qué copiar a alguien?

Después del programa, los participantes quieren seguir implementando estos planes de acción y buenas prácticas, completándolos con otras iniciativas:

tener más disciplina con los bloqueos de tiempo,
ser más asertiv@s a la hora de decir que no,
hacer valer tu tiempo y tu mism@,
mejorar el proceso educativo en la organización (respeto del estatus Ocupado por ejemplo)

4. Como impactamos

4.4/5

valoración media de todas las sesiones

Galería de imágenes

Lo que la gente dijo sobre la experiencia

Mis observaciones como manager del equipo son:
• El equipo ha podido implementar pequeñas cosas que les ayudan al día día.
• También veo que han mejorado la comunicación con los HRBP’s gestionando mejor las expectativas, pidiendo contexto y mejorando las relaciones interpersonales.
• Personalmente mi nivel de mails ha bajado considerablemente ya que no me copian y lo importante aquí es que se traduce en asumir responsabilidad.

Fabienne sabe trocear conceptos abstractos y llevarlos a la práctica, haciéndote reflexionar sobre ti misma. Entendiendo tu “operating model”, puedes identificar y optimizar aquellos momentos/ situaciones para trabajar mejor y ser más productiva. Menos multitasking y más foco es mi nuevo mantra.

- En mi agenda, tengo bloqueado, de lunes a viernes, la franja horaria de 7.30 a 9.00 hrs para contestar correos, revisar qué reuniones tengo ese día (por si debo prepararme algo) y preparar los temas que quiero avanzar/cerrar ese día en cuestión.
- He silenciado los avisos de Teams, para que no me molesten durante mi jornada y los reviso cuando cierro un tema.
- He dejado a un lado lo de ser chica “multitasking” y voy priorizando los temas.

- Hacer valer nuestro tiempo instaurando límites y controlando nuestra agenda
- Pedir feedback
- Establecer lazos de confianza
- Bloqueo franjas para organizarme y contestar emails. Pregunto la necesidad de lo que se nos solicita para establecer prioridades.
- Intentar no hacer multitasking, agendar y organizar mi tiempo.
- Gestionar y organizar el tiempo de manera más eficiente (limitando interrupciones innecesarias, e interactuando más directamente con las personas para un mayor entendimiento de los trabajos a realizar y una mayor productividad).